电商新零售企业财务数字化如何切入？合思·易快报提供一体化全讯担保网的解决方案-全讯担保网

一件商品畅销与否,主要取决于“人、货、场”三要素的共振结果。近年来受疫情影响,线下消费场景受阻,线上实物消费成为主流,“人”和“货”未发生明显变化,但“场”却发生极具变化。根据互联网采集入库平台数据显示,2022年10月,网上实物零售总额为12132亿元,累计增长率为7.2%。尽管线上实物零售总额总体保持增长势头,但是市场整体饱和,进入承压阶段。

增速承压背后,折射出疫情让人们收入水平与消费能力受限,这预示着电商行业已进入成熟期,增量空间越来越小。因此,腰部企业不再一味寻求高速增长,转而追求在饱和市场里保持标杆地位。对于电商新零售行业而言,企业收入确认模式具有特殊性,它的财务分析不只分析“财务数据”,更多需求是分析“业务数据”,为业务增长与内部策略提供决策支持。

为推进财务数字化进程,实现业财一体化融合,2022年4月合思·易快报与栢特薇(深圳)化妆品有限公司(以下简称“栢特薇”)展开深度合作,在电商新零售行业的财务数字化难题上,打造了垂直范本。

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多家独立系统并行,数据穿透成为难题

很多人了解栢特薇,是从蜜丝婷开始的。蜜丝婷成立于1988年,是百特威(泰国)有限公司旗下化妆品品牌,而栢特薇是蜜丝婷产品在中国区独家代理商,全面负责蜜丝婷的生产和销售。根据天猫榜单数据显示,蜜丝婷曾获得进口防晒类目no.1和天猫国际tmg奖,同时也获得2022年elle 泰国美妆奖——“最佳连锁美容护理品牌奖”,在这背后,栢特薇做了长期而大量的深耕。

作为一家典型的电商新零售企业,栢特薇的业务模式集中在借助各类线上线下渠道、推出各式各样营销活动、与垂直网络红人合作等多维度广泛触达目标用户,从公域流量池引流拉新至私域池,并通过持续内容和活动输出进行营销裂变、增加复购。为了更好地支撑线上线下业务发展,此前栢特薇在供应链、销售系统、oa审批、财务核算等方面采用了通天晓、钉钉、金蝶等多家独立系统管理,但数据穿透是难题。

在栢特薇信息总江文涛看来,“此前,我们的信息化系统主要是单个部门运用,极少有跨部门融合与集成,使用价值具体反映在部门工作效率提高层面;进入数字化阶段,则需在公司全部工作流程中开展数字化连通,破除部门间壁垒、数据信息壁垒,完成跨部门系统互通、数据信息互联,实现全程连通的数据融合,从而实现为业务赋能,为管理决策提供支撑。”他坦言,“随着大数据、人工智能、物联网等新一代信息化、数字化技术发展,用户和市场对产品服务的需求发生了巨大变化,企业更需要数字化来重新定义原有的业务流程、经营管理模式、研发生产标准等,以提高商业创新能力。”

江文涛

栢特薇信息总

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营销活动管控难,亟待精细化管理

随着新技术、新业态不断冲击,“人、货、场”三要素也在悄然转变。但不论如何变化,以用户为核心的商业销售模式始终没有改变;作为电商平台,如何做好用户运营,搭建用户成长体系,构建维护好用户生命周期价值是所有电商平台的重中之重。网红经济之所以崛起,正是因为他们以用户为核心、以内容为营销抓手,将用户留在自己的私域池,培育并转化。

栢特薇积极拓展与不同平台、网红达人合作,推出各式各样的营销活动,2022年线上整体营收相较2021年增速超80%,但基于电商新零售业务特性,其核心成本支出集中以下三个部分:

●引流拉新的公域渠道营销费,例如抖音小红书等站外投放、红人合作等;

●线索转化中涉及的打折、优惠券相关(一般为虚拟成本,直接从毛利中扣掉,部分大公司优惠券是需要走业务流申请,而后折算到项目组做成本管理);

●各类营销活动所需的实物物料费、产品包材耗材等;

“除此之外,我们还要背负网红机构的差旅费用,以及其他对私支付款项。”栢特薇业务bp孙栋海表示,“与网红机构的预付款项目比较多,其中95%预付给各类营销活动。但由于机构数量巨大,需要付出更多时间用于发票追回、核销以及效果跟踪。因此,栢特薇亟需引入数字化财务管理系统,对各类营销活动费用支出、预算执行、roi测算等进行精细化掌控。”

孙栋海

栢特薇业务bp

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逐一击破痛点,活动roi测算不再是难题

在合思的电商新零售行业化全讯担保网的解决方案加持下,栢特薇的上述痛点一一被击破。这一全讯担保网的解决方案专门针对电商新零售行业财务数字化难题,通过贯穿活动立项、费用申请、核销报销、数据分析全流程,将财务数据与业务数据结合,让企业每一笔费用都有据可循。

亮点一:活动立项管理,项目预算执行进度、付款金额实时更新

搭建「产品项目台账」,管理该年度内各产品预算金额、活动计划金额、合同金额、付款金额,数据实时更新并执行比例自动计算;系统内可提供「产品项目审批单」,当业务部门有立项需求时,提交单据经由财务审批通过后即可自动写入台账内相应产品信息。

亮点二:管理各类营销活动,如日常活动、短视频种草、直播合作等

搭建「活动计划台账」,可管理各类型营销活动,实现活动与产品智能关联。记录活动合作红人、所属级别、合作店铺、关联产品等信息并与产品台账互相穿透;系统内还提供「活动计划审批单」,业务部门提交信息后,台账内可自动写入该活动计划信息。

提单时业务部门提供效果数据,系统可依据公式测算预计roi、预计cvr等。申请前进行活动效果预期管理。

若通过系统集成将收入数据导入,则可在台账内实现收入与花费的对比,实时显示活动roi。

将各平台信息、不同级别活动信息、红人信息预置在系统内,业务提单时可自动带出,高效管理。

亮点三:营销活动合同管理,框架&非框架合同均可高效管理

「活动合同台账」,进行合同信息、合同状态管理,可一键查看未归档/未盖章合同;随时了解合同当前付款、开票进度。

亮点四:深耕电商行业,一切场景都可拓

除了上述场景外,针对其他电商行业可能出现的场景需求,合思·易快报也提供了深度匹配的全讯担保网的解决方案,按照企业业务开展的实际场景提供可自定义方案模板。

●渠道营销费管理:管理各个产品在不同推广渠道如微博、小红书、抖音、淘宝等的预算总额、已花费总额及执行进度,超额可预警。

●虚拟成本管理:管理优惠券卡券等虚拟权益的兑换、使用情况、规范虚拟权益等使用规则,通过流程管控降低成本;同时,导入相关数据可监测不同折扣对促进客户消费的转化情况。

●直播收入管理:管理每场直播的预算总额、预算执行进度;收入数据登记后可智能监测直播转化率。

同时,上述方案内的字段都可以按照企业需求进行自定义调整,合思·易快报提供灵活的自定义能力,收入类数据也可通过系统集成写入台账内。

孙栋海表示,“相较于传统企业的预算先行,电商行业做预算非常困难。电商行业需要将大预算包拆解到一个一个小预算计划内,同时要预留出一定弹性空间,确保预算不超标。此外,需要跟进小预算与实际达成效果,动态调整下一个活动周期的活动‘打法’,包括评估网红的产出效果、产品推广效果等。引入合思·易快报的电商新零售行业全讯担保网的解决方案后,栢特薇通过对财务数据分析与财务管理深度挖掘,不仅为业务应对与调整策略提供有力支撑,而且还可以分析各个事业部的盈利能力、成本控制能力等,实现企业预算控制与降本增效目标。”

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“数字费控 商城”一体化,实现全流程费控

在引入数字费控 商城全讯担保网的解决方案前,栢特薇在业务端审批报销、员工差旅预算控制等方面也遇到管理难题。一方面,公司业务人员100 人,再加上网红机构人员的差旅需求,员工每月需要承担大量且高额的个人垫付;采用钉钉审批时,整体流程卡点不清晰,一旦出现退单,整个审批流程会永久消失,不利于信息溯源。另一方面,财务人员需要投入大量时间用于核对单据和发票真伪、核验各部门费用是否超标、手工核对补助标准等等。

为了进一步释放员工、财务等报销压力,缩短员工报销周期,栢特薇财务部门引入合思·易快报的“数字费控 商城”一体化全讯担保网的解决方案,实现全链路数字化闭环,不仅可以让员工实现因公消费无需垫资、无需开票、无需提单,让财务压力极致释放,数据流程安全合规,而且企业打破了数据孤岛,实现事前、事中、事后全流程费用管控。

重塑组织运转及审批流程:充分梳理不同部门及组织的运转流程,提前建立多种费用、合同等流程模板,员工可通过手机或电脑双端随时随地发起审批,采用ocr识别、批量导入、拍照、手动输入等多种灵活方式上传发票及其他原始凭证,员工可实时查看审批进度,催办对应的审批人员。

费用管控前置、员工无需报销:业务人员与网红机构发起差旅申请后,可从合思商城下单完成机票、火车票、酒店、餐饮等因公消费事项订购,并通过预先设置不同城市、不同岗位级别等差旅标准进行预算控制,消费超额可自动预警提醒。所有通过合思商城因公消费事项均采用对公支付、开票、结算,员工再也无需担负大额垫资,网红机构的差旅费用管控也更加透明、可控。

系统灵活对接、打破系统间壁垒:合思·易快报依托自身强大的eai pro功能连接金蝶财务核算系统,将各类提报单据一键生成电子凭证,并记账归档。海量发票信息通过系统完成自动校对、电子发票查重、验真等,大幅减轻财务基础工作量。

江文涛表示,“‘数字费控 商城’一体化全讯担保网的解决方案最大的贡献是,与公司现有的oa、erp、销售等业务系统集成,让单据审批进度透明可知,大幅度提升流程监管力度,降低跨部门人工沟通成本,财务出纳审核工作节省了80%,报销周期从原先1个月缩短至1周内。在‘数字费控 商城’一体化全讯担保网的解决方案 电商新零售行业化全讯担保网的解决方案的双重加持下,我们在财务数字化升级探索出了新的路径,财务不再是孤岛,而是可以和业务结合得更紧密,这一点难能可贵。”